公司秘書的職責

(綜合報道)(星島日報報道)對一般非上市中小型擁有股本的有限責任私人公司來說，公司條例並沒有規定公司秘書的擔任資格。在現時公司條例下，公司秘書一職是在「高級人員」定義內，責任範圍包括、但不限於： １） 向公司註冊處長提交通過更改公司名稱、修改組織章程大綱及章程細則的決議副本及甎徆A用表格。修改後，要確保公司於任何時間發出的章程大綱，與有關修改相符。２） 就股份分配，合併或拆分，股本增加至超逾註冊資本等事項，向處長提交通知書。３） 按第80條，依時登記公司每項押記的詳情。有關其清償或解除，亦須向處長作出申請。４） 備存公司成員，董事，秘書，股份轉讓，押記登記冊等，保存會議記錄及須予登記的押記文書等。５） 處理召開周年大會，依例發送召開通知書，備存會議記錄及獲贊同的決議（以及在其上的簽名）的記錄，及提交周年申報表。 如有違反，失責的公司秘書可被處以罰款。在某些情形，甚至可能被處以監禁，例如： １） 公司或其任何附屬公司為任何正進行或正建議收購其股份的人士直接或間接給予資助，或直接或間接減少或解除該人士因收購而招致的債務。２） 違反條例規定購買或認購公司的任何股份或減少其股本。３） 明知而故意批准或准許不符合第89條的規定備存押記登記冊。公司秘書的職責，同時受制於公司的章程細則及董事會授權。總之，在處理其職務時要以合理程度的謹慎及技術來完成工作。按第165條，以上責任，是不能基於公司的章程細則或與公司訂立的合約或其他文件中所訂定的，而獲得豁免或彌償。 李凱珊 執業律師 香港律師會鄭重聲明，本文內容純屬個人意見，並不代表香港律師會立場。任何人士如因文章所載或漏載的資料而引致任何損失或損害，香港律師會及撰寫文章的律師絕不承擔任何責任。 香港律師會 社區關係委員會 港聞