會議1小時變3小時?年輕主管何以未能好好引領下屬?溝通必學4F章法!

·5 分鐘文章

客戶中有些年輕主管,他自覺雖然是主管,卻總覺得領導形象力不夠,未能好好地帶引下屬,特別是開會討論問題的時候,大家就是你一言他一語,說來說去都未著邊際,未真正就問題而提出解決方案。溝通方面總花很多時間卻不見得有效;換言之就是浪費時間卻未解決問題。

最近有朋友裝修他的寫字樓,當中發現了效果不似預期。於是提出來研究怎麼處理。他本意是尋求解決的方案,當中參與的共事者,有人在發表這樣不應該,那樣不應該⋯⋯;有人在吐苦水說應該是材料的問題,已經盡量做的⋯⋯;對話中,都是大放問題引起的情緒性說話,多過在問題本質上思考解決方案。

身邊常聽到有些朋友說開會總是要花好幾個小時,開會開到「不耐煩」。原因?其實很多人在討論事情的時候,總是被感覺牽動情緒,被情緒反應帶著自己行事,即是說話反應及思考,都是感性抒發感受,將情緒宣洩出來,卻不是說問題重點,不是針對性提出解決方案。這一種的應對溝通,如果不受控,不好好「導引」,會造成「傳染」,與會者可能被感染,就會同樣發揮同樣情緒態度來表達。這種氣氛就會造成障礙,阻延了事情推進的進度,或改善的效率。於是,本來一小時可以講完的內容及說話,卻用了三小時來結束!

在職場,工作上遇有問題簡直是家常便飯般平常,是基本生活的常態。不過本來可以簡單解決的事情,卻會變成簡單複雜化。歸根究底就是處理方法;當中,總是「表達對話」方面,不少人的行事模式就是沒有抓到根源重點,心想到甚麼就講,無章法,只會亂作一團!

想起佛陀說的一個故事:話說有一個人中了毒箭,非常痛苦,卻固執說先要清楚一些問題,問醫生是誰?叫甚麼名字?住在哪裏?有甚麼學歷經驗?身上中的箭是用甚麼造的?箭弦是用甚麼製成?箭羽是甚麼鳥毛?箭的毒性如何?怎樣才算是中毒,是否一定會死?中毒而死的人會怎樣?痊癒之後又會怎樣?……可憐這個身中毒箭的人,沒有處理問題的根本,非得要考量其他無關痛癢的事不可,到他讓醫生拔箭療毒,已毒發身亡了。就等於有問題出現,旁邊的人不是先處理問題的根本,而是說很多不關痛癢的事;幫不了忙甚至更糟糕。

一般人遇到問題,可能馬上就有情緒反應;如果作為主管要處理,想做到高效,就要比一般人更有「章法」。以章法導引,以經驗決策,主管有必要也有責任作出導引及管控,否則就浪費時間又得不到好效果。主管帶領溝通表達,要注意好幾個章法,那就不會浪費自己及別人時間:

1. 聆聽各方的說法,讓別人「有話盡管說」;是真實要聽要知的過程,務必要讓對方講完,不要聽到某個點或中途回應;也是對對方的尊重;

2. 說完了,情緒宣洩了,就引導大家結束在問題上的兜轉;以4F章法導引,梳理表達,懂得甚麼是Fact事實,甚麼是Findings發現(現狀及問題根本),甚麼是Feeling感受,甚麼是Future,即是下一步即將要做甚麼。導引大家說話層次,避免心隨境轉,避免因思緒紛亂的想到甚麼就說甚麼。因為這隨便說,肯定變成傳染播送,於事無益;

3. 梳理過,再以FACT章法導引解決,根據Fact事實,到協商Action行動,加強處理上的Concern考慮,分配Task任務;

4. 主管的態度是面對問題及接受,包容犯了錯失,尋找解決方法而不是只追究責任。

有些人平時可能少說話,當真的說起話來,就說過不停,更可能忽略了聆聽。表達,要有章有法的梳理,才可發揮高效。

作者:藍婷

2006年始,於香港、澳門、廣州、上海、成都及寧波為多所著名企業培訓了近一萬人的職場及專業形象。對象包括國內銀行管理層、跨國建築業執行董事及總經理、地產發展商管理層及前線、酒店管理層及職員、建築師、工程師、醫生、律師、會計師、教育顧問、社工、美容化妝顧問、演藝業…曾為商品品牌代言人作形象指導,包括林志玲、徐熙媛、陳慧琳、周慧敏、楊采妮、關詠荷。

熱衷以工作經歷體驗加生活行為故事結合技巧理論,導引形象IQ有助個人職場及生活帶來優勢、開啟潛能及提升素質。曾為香港經濟日報及Cosmopolitan月刊專欄作者。著作包括「職場易容術」、「形象IQ‧小技巧‧大影響」、「生活形象Modern She」、「模特兒專業路how‧why‧what‧where」。

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