【網上形象101】10大網絡會議實用小秘訣提高工作效率

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在網絡科技發達的時代,一切都講求效率。近年不少商業交流或會議都已經改為在網絡上進行,雖然節省了交通的時間,但好像我們變得比從前更忙碌,一個會議接著一個會議密集地進行使我們失去喘息空間。所以更加快、狠、準地K.O.每個網絡會議很重要,能爭取時間在會議跟會議之間來個coffee break, 讓我們在百忙之中都可以保持頭腦清醒。

10大網絡會議實用小秘訣提高工作效率
10大網絡會議實用小秘訣提高工作效率

10大網絡會議實用小秘訣

網絡會議秘訣1:事先預設好zoom account

用近照作為頭像相片, 尤其是在你不會開視像的情況。請顯示真名,如果你的名字比較中性,男女都合用,可以注明是先生還是小姐。

網絡會議秘訣2:先關閉視像及咪克風

如果在多人參與的網絡會議中,請在會議開始時關閉視像及咪克風,直至會議主持示意各位開視像或聲音,或者起碼可以等到所有人到齊,會議正式開始時,才打開視像。那麼你們可以爭取時間為會議做好準備之餘, 不會讓等待中的其他人看到或聽到不必要的聲音。

網絡會議秘訣3:善用分享畫面功能

很多人其實沒有充分使用ZoomGoogle meet的分享畫面功能。 圖像分享比語言更易令人吸收,所以與其用隔空用說話描述,倒不如多使用分享畫面功能,將圖片,視頻顯示出來,省略口頭描述的時間。

10大網絡會議實用小秘訣提高工作效率
10大網絡會議實用小秘訣提高工作效率

網絡會議秘訣4:練習使用快速鍵

請學習一些快速鍵,並練習得上手 (例如:space bar = mute/ unmute)。快速鍵可以讓你的會議更流暢,不過要小心不要讓家中的小寵物踏在鍵盤上,發生可愛的小插曲,耽誤進度。

網絡會議秘訣5:Immersive View 功能加強代入感

Zoom 推出了「Immersive View 」功能,讓線上會議更有沉浸感, 與會者甚至可以選擇在同一張長桌上交談,令會議變得更有趣和有代入感,也讓大家更加一目瞭然,知道有誰在參與會議,節省找人和點名的時間,而會議的小趣味絕對可以減低長時間會議的疲倦感。當然這個功能不適用於多人會議。

網絡會議秘訣6:運用Vanishing Pen協助表達

Zoom的分享畫面的白板中,有一個「Vanishing Pen」的功能,你知道嗎?當你需要用白板來寫畫以協助發表內容時,可以試試這個功能,文字在一段時間後會自動消失,除了可以節省擦白板的時間之外,與會者知道文字會消失,也會把握時間,集中精神看你的內容。

網絡會議秘訣7:開啟會議提示功能

記得要在手機上開啟會議提示功能,準時開會,就可以保障大家準時完結會議,那就不用浪費時間等待遲到的人。

10大網絡會議實用小秘訣提高工作效率
10大網絡會議實用小秘訣提高工作效率

網絡會議秘訣8:用美肌功能小作弊

現在網路會議的鏡頭,也可以使用美肌功能,那麼就可以節省各位化妝的時間啦!

網絡會議秘訣9:錄影重溫

可以盡量錄下整個會議,那麼有需要的同事或朋友就可以看錄影,不用在會議上追問錯過了的內容。 尤其是,有些人與會者說話速度比較快,各位可以看錄影重溫。

網絡會議秘訣10:善用表情符號

在一些會議中可以運用一些表情符號,比起過多的文字訊息能更快令會議者看懂、且更有親切感。但在比較正式的會議會議中,就要避免過份使用。

商業活動網路化,雖然令我們的生活節奏仿佛變得更加急速,但若我們懂得善用科技,有效提升工作效率,盡快完成會議及工作,科技就是造就你取得Work Life Balance 的工具了!

Text/ Melody Kwan Edit/ Yui Choi Image/ Freepik Melody Kwan 主持、公開演說導師、視像形象顧問、網上課程創辦人 http://www.emceemelody.com Instagram LinkedIn

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