雅虎香港新聞 FI專欄｜點解Com Sec公司秘書行業咁少人做？做Pro Firm Com Sec其實「唔係做梗Com Sec」？｜嘶憶
Com Sec公司秘書就好似「百慕達三角」咁「神秘」，經過咗咁多年，都仲有一班人認為只係老細身邊的「大腿私人秘書」。咁如果真係咁，呢篇文我就唔洗寫啦，哈哈。
投身Com Sec行業，一係做In-house，一係就做Pro Firm/Law Firm/CPA Firm(亦即係所謂的Vendor。為方便討論，下文概以「Pro Firm」或「Vendor」專稱)，冇第三條路。
In-house和Vendor工作性質上有根本性的分別。而Com Sec行業相對其他行業例如HR、Marketing、Account等較少In-house 位，所以就算我寫嘢寫得有幾好都好(呢個問題我成日諗)，寫Com Sec行業吸Like注定係處於一個弱勢，因為受眾層面較少。我而家最多吸埋多達約47,000個的CPA客路，盡人使吧。
點解Com Sec從業員數量咁少？
我唔係話Com Sec唔重要，絕對重要。數量少，唔代表唔重要。
因為根據香港《公司法》，一般公司都要有一個公司秘書。但係，公司秘書屬於一間公司的「守門員」/Gatekeeper，冇事冇幹，其實冇乜嘢做。一隊足球隊的守門員，就係喺對方不停攻門的時候，而又可以幫公司保持住Clean Sheet，先最能彰顯其價值。所以Com Sec部門的KPI就係No Corporate Litigation、No Filing Penalty。
以一般中小企私人公司為例，若果董事/公司股東/地址不變，而又冇收購合併的動作的話，要符合Minimal Compliance，只須年年做一次Annual Return、AGM。呢兩樣東西，搵Vendor做可以係1、2000蚊搞掂的事。
所以呢，一個Pro Firm Com Sec的Portfolio起碼都有過百間公司，甚至200間公司啦。
Com Sec的工作比較單一，工作量不夠的話，請一個人頭專做Com Sec嘢的皮費不低，最平都起碼10幾20萬。講梗請Junior咋。
就係因為咁，上市公司或私人大企業(Large Private)多數有自己In-house Com Sec Team，中型公司都可能有Com Sec Function，但可能係Account Team做埋，而細公司多數用Vendor搞Com Sec嘢。
所以，In-house Com Sec算係比較稀少的動物，不是Com Sec不重要，而要工作性質係「守門員」的關係而導致從業人員相對稀少。一隊波，只會有一個「守門員」。
根據HKCGI 2021年報的統計數字顯示，7,047名Members和Graduates之中，只有31%係從事公司秘書行業的，亦即約2,184人，而第二多的則是佔15%的Accounting and auditing，亦即一眾CPA，即約1057人。
所以Com Sec從業員冇想象之中咁多，計埋「無牌小販」，保守估計成個行業大約有3,000人。
Inhouse Com Sec vs Vendor Com Sec
Inhouse與Vendor工作性質上有乜嘢大分別？下面講你聽。
1. Day-to-Day Insider Knowledge
由於In-house Com Sec有機會接觸公司管理層及各個Business Units，所以係擁有大量Insider Knowledge，而搵Vendor做嘢時好多時都要畀時間Vendor了解工作要求，由公司遇到的情況、公司文化乃至工作團隊的工作模式、Deadline等等。
所以，大公司就算認為Com Sec部門係唔識搵錢的Cost Centre，想點慳錢都好，都係要請一隊Com Sec團隊負責公司的Com Sec工作。
2. Time gaps in Communication
同上一點有重大關係，In-house Com Sec的優勢在於可以即時與公司管理層及各個Business Units進行溝通，Time Gap相對Vendor嚟講細好多。如果，公司有啲好急要出Announcement要即日出，冇In-house Com Sec的話要Vendor即日交稿而又Finalize到份稿的難度會對比搵In-house同事做高好多。
正所謂：「同你解釋得嚟都做完。」
由於In-house Com Sec 同事擁有大量Insider Knowledge的關係，In-house Com Sec同業一般比Pro Firm Com Sec可以負責的工作更為之深入。所以，做Pro Firm做10年都未必夠一個做In-house Com Sec的人做完1年Compliance Cycle的工作深入程度廣。
3. Time Commitment
搵Vendor做Com Sec工作會進一步放大Agency Problem/Transaction Cost的問題。
但In-house Com Sec做好Com Sec工作有升職加薪的誘因，以提供Solution畀公司解決內部問題Problem-solving作為KPI。另一方面，Vendor想用最少時間，做完個客的工作，以Time sheet作為KPI，分秒必爭。越做得多客，越做得快手，Pro Firm Com Sec越證明到自己價值，你係一部「文件機器」。大家的Motivation係好唔同的。
當然，有一啲In-house公司的Com Sec亦有機會係「文件機器」，特別係地產股，一個Property用一間公司Hold，Subsidiary數目多至幾百，甚王幾千間，多到嚇死人。所以，喺地產公司做過幾年的Com Sec多數好打得，因為，「一年的工作量等於人哋做兩年」。
下面會再講得詳細啲。
4. In-house Com Sec與Pro Firm Com Sec工作職責的根本性不同
由於以上原因，In-house Com Sec的作用在於維持公司穩定，目的在於Maintenance，係Cost Centre，做「守門員」，而Vendor Com Sec在於賺錢，多勞多得，係「僱傭兵」。
所以，In-house Com Sec係要做晒公司秘書四大職責「Support」、「Advise」、「Liaise」、「Administer」，而Pro Firm Com Sec主要係負責「Administer」(所以有啲Pro Firm請Com Sec唔稱呼呢個職位為「Company Secretary Officer」而係叫做「Corporate Administrator」。Pro Firm Com Sec，只係披著Com Sec工作外皮的Vendor。
如果你話，識做人重要過識做事，由於In-house Com Sec需要接觸公司董事會/管理層，用到的People Skills一般會比Pro Firm Com Sec多，咁人工一般高過Pro Firm Com Sec都非常之合理吧。
無論係邊個行業的In-house、Vendor工作，概念類同。
5. Cost
養一個In-house Com Sec多數貴過搵External Com Sec做嘢，但即使你係搵External Com Sec做嘢都好，你In-house入邊都要有一個接頭人(Main Point of Contact with the External Company Secretary)負責同個Com Sec溝通及向其下達指示。
一間唔用In-house Com Sec、唔肯畀錢養Com Sec部門的上市公司，CG好極有限。
6. Control
Vendor的身份有點似「Part-time Girlfriend」，你選擇一次性畀錢的話，任你點催趕佢做嘢都係不可能的事。畀錢都要排隊，除非你包佢全日/全晚。
要「快、靚、正」就要畀多啲錢。要「快、靚、正」但唔肯畀錢就要等，冇得「快」。淨係要「平、靚、正」，要等。淨係要「平」，咁就唔好怪啲速度又慢、質素又「垃圾」。
正如，你冇帶鎖匙返屋企，要畀錢開鎖佬賺，你係想佢快啲解決到你的問題，快啲入得番屋企，而唔係喺你門口磨夠半個鐘，先值得你畀個300蚊佢賺。你係想佢盡快解決你的問題。
所以，某程度上叫Vendor快快手手幫手做嘢，係要「求佢」。因為，一般公司都唔肯畀額外錢。
咁催Vendor做嘢又唔係唔得，除非以下情況：
情況一：你老細或者你同個Vendor熟，佢優先處理你啲嘢
深明此度的Com Sec有啲In-house Com Sec都鐘意用自己班底的Law Firm/Financial Printer。公司跟Vendor對手個人走，Vendor負責開的人轉工，公司可能會跟住走。
情況二：畀得夠錢
錢解決到嘅，就唔係問題，問題就係冇錢。你要Better and Quicker Service，就要畀足錢。去餐廳想服務好啲，都要畀多啲錢包房、包場，何況出嚟做嘢呢？
情況三：Vendor依靠你間公司的名氣做好自己公司個Client Portfolio
咁如果個Vendor視你呢個客係「大客戶」，咁自自然然佢自己都會落手落腳做好件事，唔洗畀額外錢了，你我雖然係Principal和Agent的關係，但我作為Agent都想做好件事「省靚自己招牌」，大家Win Win啦。
Pro Firm Com Sec咁難適應In-house工作的謎底已解開
Pro Firm Com Sec，只係披著Com Sec工作外皮的Vendor。
綜合以上論點，可以解釋到Pro Firm Com Sec轉入In-house會有好大衝擊，有好多不適應的地方，有啲轉完入In-house做的朋友過一排又走番出嚟做Pro Firm。
如果你份人比較「我行我素」，鐘意自己做自己嘢的人，好獨立，做Pro Firm會合適過做In-house。性格原因多於能力原因。
但In-house 轉Pro Firm的衝擊都不細，只係冇Pro Firm轉In-house咁大，因為Job Responsibility由四樣變做一樣，做多就難適應唧，做少啲，都會唔適應，但衝擊會冇咁大。
以我自己為例，你而家叫我再做Pro Firm篤Timesheet我真係怕怕，over my dead body。
講咗咁多，其實想大家多多支持，其實大家心知肚明寫Com Sec本身就難發大嚟搞嘅，不過呢啲嘢冇得逼嘅。由於私隱原因，總有人係睇完唔鐘意Like/Comment/Share。
不過，我份人鐘意挑戰難度。
但你唔畀任何Feedback，我唔會知你哋諗乜。即係有時啲人PM我問嘢，但我從嚟冇見過佢Like我啲Post(唔係話小氣，你平時冇Like開我唔答你問題果種想法)，唔到佢搵我果一刻我都唔知呢個人係有睇過我的東西的。
講開又講，終於有人肯Subscribe我Patreon，俾5蚊美金請我飲杯咖啡，多謝先。呢啲願者上釣啦。雖然暫時只係一個，但物輕情義重。
畀錢與不畀錢，好大分別，除咗係金錢上的價值，更重要嘅，係一份信任同支持。你如果覺得我寫的東西係「一文不值」，畀唔畀錢都係好個人的決定，我都係咁寫。
暫時Patreon都冇乜Extra嘢擺上去，Patreon擺的Facebook都有擺。
註：專欄作者的觀點不代表本網立場。
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