橫洲「摸底」會議無立檔案 朱福強：訂立檔案法具阻嚇力、不存灰色地帶

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檔案法關乎政府檔案的管理及保存。要談檔案管理，首先要確立檔案的存在。現行《開立和收存檔案指引》，有規管各政策局及部門開立檔案與否。《指引》訂明，各局／部門應開立或收存檔案，「以應付運作、政策、法律及財務的需要」，以及「準確和全面地記錄政府的職能、政策、程序、決策和業務往來，用作可靠的憑證」。「開立和收存的檔案應足夠但不過量。」《指引》列舉一些普遍應開立檔案的例子，包括：關乎組織功能及活動的對內或對外溝通；會議、諮詢、審議至決定的過程、政策的制定、業務交易或程序等。

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不過，兩年前，梁振英政府被揭先後4次就橫洲發展計劃與地區人士「摸底」，及後時任運房局局長張炳良回應記者查詢指，該4次「摸底」，當局都沒有開立會議記錄文檔。張炳良當時以「非正式的諮詢、游說工作」形容「摸底」，「現在我們check出來，的確是沒有一個所謂會議記錄，我們現在說見面四次，日子及見過什麼人，全都是從同事的電郵，或者是一些匯報的文件裏面提及，有些詳盡一點，有些沒有那個詳盡，這樣展示出來。」

廖長城：是否存檔有灰色地帶

被問到「橫洲事件」中，政府沒有開立「摸底」文件，如檔案法立法，有關做法是否被容許，法改會檔案法小組委員會主席、資深大律師廖長城回應指，不會評論個別事件，強調在現行制度下，各政府部門都會為工作開立需要的文件紀錄，有助將來部門運作、社會透明度和問責，以及歷史承傳。

記者及後追問「橫洲事件」與妥善開立工作相關，問委員會有何意見，廖長城解釋現行指引後，承認存有「灰色地帶」，「原則上你有時都考慮到，譬如你個人生活，突然有人約你去邊度，你驚唔記得，梗係寫喺張紙度，可能唔寫（紙上），記住喺腦度，性質、程度嚟講，有時有個灰色地帶，需唔需要寫低？關於大嘅問題，應該好清晰啦，係嘛？大家可以睇睇，我哋都一路睇緊呢個問題。」

事實上，《開立和收存檔案指引》亦指出，開立檔案與否，個人判斷是無可避免（inevitably），因為由每個職員決定檔案開立與否，例如一通電話是否重要至要存檔，如有疑問，應諮詢上司。

朱福強：所有公務紀錄應存檔

爭取訂立檔案法多時的政府檔案處前處長朱福強認為，若訂立檔案法，條文應清晰訂明，所有形式的公務紀錄，都應存檔，沒有灰色地帶。他又指，如有公職人員存心避過開立檔案，法律亦不可以解決所有問題，但在現時的指引下，公職人員不開立檔案沒有法律後果，訂立檔案法至少有阻嚇作用。

朱福強對法改會就檔案法諮詢表示肯定，惟認為諮詢內容未有建議刑事罰則，即使立法仍是「無牙老虎」。

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