雅虎香港新聞 【商業英語】Memo格式你要知（Frankie Chan）
備忘錄的抬頭部分要明確列名讀件人（即recipient）、發送人（sender）、發送日期（Date）和主題（Subject）。一般的格式是這樣的：
To: （讀件人及其職位）
From: （發送人及其職位）
Date: （發送日期）
Subject：（主題要確切地傳達備忘錄的主要目的，例如Mandatory Employee Benefits Meeting on 4 June，而不能只寫Meeting。）
如你是發送人，但你是讓其他人（如秘書或助理）代你撰寫備忘錄的話，你可在自己的名字與職位後簽上簡簽（即initials），以表明你贊同該備忘錄的內容，或確認文件屬實。
開首的部分一般很簡短，只需兩三句闡述該備忘錄的目的便可。而正文的部分，要包含讀件人需要知道的所有訊息。最重要及最特別的應該放在首位，之後才是較次要或一般的內容。請緊記，備忘錄必須簡潔，大部分的備忘錄都不會多於一頁的。如有附件的話，例如圖片、表格、名單或較詳細的調查結果，可以在這部分指出，但也可以在結尾部分說明。
結尾的部分，可以發表自己的建議或你期望讀件人所採取的行動。如果可以的話，不妨指出或重申讀件人如能採取行動後所得到的好處（比方說遵循新規定有助提高辦公室安全），同時表明自己會做些什麼事情，讓讀件人採取行動時更加容易。如不需要對方採取任何特定的行動，也可以作一個正面的總結（end on a positive note），例如：I will be glad to discuss this recommendation with you during our weekly meeting and follow through on any decisions you make.
如某些讀件人可能沒有你的聯繫方式，你也應在這部分清楚提及。假如該備忘錄包含了附件，也可在此部分明示，如：Attached: Training Workshop Agenda – 9 September, 2017。
請看看以下一個較正式的備忘錄：
To: All Staff
From: Rhonda Brown, HR Director
Date: 9 September, 2017
Subject: Discrimination and Harassment
CMM does not tolerate discrimination or harassment of any kind as we are committed to providing a workplace free from discrimination or harassment based on a person’s sex, age, race, religion, sexual orientation, or any other legally protected characteristic 1). Any obvious or implied discrimination or harassment is not allowed. Violators of this policy will be disciplined, and possibly terminated.
If you witness or are the victim of a single act of discrimination or harassment, please report the incident to your supervisor. Or, if this is inappropriate, please contact myself directly 2). Any report you make will be confidential and without reprisal. If you have further questions or concerns, I will be glad to discuss them with you.
這裏把所有被保障的範疇清楚列出。
如要舉報，至少要提供兩個聯絡人。
如想了解更多港人在職場上犯的詞彙錯誤，可參考我的新書《職場英語 Power Up》。
Frankie Chan
MA in English Language Teaching (Distinction), BSc (First-class honours), TEFL Dip.
現代教育IELTS/TOEFL/Workplace English資深英語名師，著名TOEFL參考書作者及星島日報IELTS攻略專欄作者。曾任劍橋商業英語考試BULATS寫作及口試考官，並於國際英 語學院Wall Street English任教多年並擔任其多間分校之校長，具15年教學經驗，並擁有豐富管理與發展商業英語及國際英語考試課程之經驗。
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