勁過 Office！5 個必需學的 Google Drive 文書處理密技

不少人都愛用 Google Drive 作文書處理，因為可線上存檔隨身編輯、而且速度快、分享亦更方便。不過電腦網頁版的 Google Drive 可有不少你未必知道的實用秘技，以下就推介 5 個給大家。

1. 邊打文件，右邊即搵料

用 Google Drive 打文件本身已經非常快捷好用，如果加上 Google 本身的搜尋功能，也就相得益彰啦。在處理文件時，其實可選取所需的文字按 Hotkey「Ctrl+Shift+Alt+I」(Mac OS 的話 Alt 改為 Command)，打開右邊欄式的研究功能，就可邊處理文件時，邊即時查看 Google 搜尋結果，對簡單的資料搜尋、情報確定等都非常有用。而且可快速切換「圖片」、「字典」、「學術」等搜尋範疇。

▲如有內容想查詢或作確認，按 Hotkey 「Ctrl+Shift+Alt+I」就會於右邊立即得出搜尋結果，不需離開當前的工作。

▲如果是做校內 Project，更可快速切換至學術、引言等搜尋結果，方便撰寫報告或論文。如果是想查字典，亦可在選取文字後直接按「Ctrl+Shift+Y」。

2. 免費方便加 DIAGRAM 圖表

要做專業的圖表 DIAGRAM，Office 可能要購買 Visio，不過對於一般用戶來說，簡單使用 Google Drive 的外掛程式 – LucidChart 大概都夠用了。LucidChart 提供各式圖表的製作，包括流程圖、FloorPlan、網絡圖表、電路圖、各式 UML 圖表等，可經 LucidChart 服務製作並連繫回 Google Drive 進行插入及管理等。

▲在「外掛程式」可取得很多 Google Drive 外掛，當中在頭幾位可找到 LucidChart。

▲首次使用需使用 Google 帳號來進行認證及連繫。之後在右邊會出現 LucidChart 欄，按 Create 就可選擇各式圖表了。

▲筆者舉例使用 Floorplan，會轉至 LucidChart 服務頁並進行圖表設計工作，完成後按 Save and Close 就可。

▲之後會回到 Google Drive，於右邊欄就可按 Insert 插入剛設計完的圖表了。

3. 試算表加入地區數據表

不少人要使用 EXCEL 的原因，都是用作製作如 Pie Chart 的圖表。而在 Google Drive 的試算表文件，此功能亦是非常強大。只要在輸入各種資料後，把它們括取起來並選擇插入圖表，就可套用如棒形圖、圓形圖、趨勢甚至是地圖的圖表。 而除了日常用的圖表之外，如果要進行全球地區的數據或資料顯示，還可使用當中的地圖圖表。

▲Google Drive 有著強大的圖表功能，在試算表選擇所需數據後就可自選變成圖表加入。

▲如果輸入的為國家名稱，不論英文或中文，亦可運用「地圖」圖表，能標示各國家的數據或資料。

▲更可於「自訂」選擇各個洲，縮小顯示範圍。可惜的是香港太細小沒有顯示出來。

4. 各類文件轉格式、全 Drive 打包下載

Google Drive 其中一個偉大的功用，就是支援很多文件格式，包括 doc、docx、html、rtf、xls、ods、pps、pptx 等等。就算本機沒有安裝 Office，或者怕對方沒有安裝 Office 時，都可多加利用。除此之外，其實它亦包含了轉格式功能，可以把各種類型的檔案轉換成 Office、OpenOffice 或 PDF 的格式。

▲在 Google Drive 主頁對所需文件右鍵選擇下載就會彈出此視窗，可選擇不同格式來下載。

▲此外還可切換至「所有項目」，一次過轉換格式及下載 Drive 內的所有文件。

5. 離線存取 Google Drive

離線存取功能在 Google Docs 時期已經有，而到了 Google Drive 亦有承繼下來。這個功能對於 Notebook 用家來說十分好用，因為去到哪裡，甚至是外地都可繼續編輯文件。如果時常都有離線的需要，亦可考慮安裝 Google Drive 電腦版。

▲使用 Chrome 安裝了 Google 文件 Extension，於 Google Drive 的左方就可按「離線」使用離線存取功能，會自動下載內裡文件讓你可離線時繼續在 Google Drive 使用。

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